Ваш офис тонет в бумажных документах? Цена архивного хранения в квадратных метрах

Вы когда-нибудь по-настоящему задумывались, во сколько вашему бизнесу обходятся эти бесконечные ряды шкафов с документами? И речь не только о деньгах, но и о критических рисках для безопасности данных. Это те самые «тихие» расходы, которые незаметно съедают бюджет и выходят далеко за рамки стоимости бумаги и папок. Подумайте вот о чём: Вы уже платите за аренду и коммунальные услуги для своих сотрудников. Но ведь Вы также платите и за бумажные архивы. А это значит, что Вы превращаете свои первоклассные коммерческие площади в неоправданно дорогой склад. Именно затраты на аренду площадей под хранение документов - это главный финансовый удар. Они составляют огромную часть общей стоимости владения (TCO) каждого документа, который Вы отправляете в архив. И, честно говоря, итоговая сумма может Вас шокировать. В этой статье мы покажем, как точно рассчитать стоимость хранения документов . Мы поможем Вам выявить все скрытые издержки: от площади, которую занимают шкафы, до потерь в производительности. В итоге наша цель - помочь Вам подготовить мощное и убедительное бизнес-обоснование для перехода на безбумажный документооборот .

📘 Эта статья - часть нашего подробного руководства «Проблемы бумажных документов: полное руководство». Ознакомьтесь с ним и найдёте ответы на все вопросы ;)

Сколько на самом деле стоит место под ваши картотечные шкафы?

Оглянитесь в своем офисе. Что Вы видите? Кроме столов и зон для совместной работы, Вы наверняка заметите бесконечные ряды картотечных шкафов. Для большинства компаний это привычная картина. Но Вы когда-нибудь считали, во сколько на самом деле обходятся Вам эти бумаги? Речь не о стоимости пачки бумаги - мы говорим о совокупной стоимости владения (полных затратах на покупку, использование и обслуживание), и она может Вас шокировать. Так какова же совокупная стоимость владения картотечным шкафом , если посчитать всё? Вы удивитесь, но многие организации выделяют огромную часть своей коммерческой недвижимости просто под архивы. У старых компаний с большим бумажным наследием эта цифра может достигать невероятных 50–70% . По сути, Вы превратили свою дорогую недвижимость в очень дорогой склад.

Давайте посмотрим на реальные цифры, чтобы Вы поняли масштаб проблемы. Стандартный шкаф с пятью ящиками, кажется, занимает совсем немного - площадь всего около 7 квадратных футов. Но, если честно, эта цифра обманчива. Чтобы сотрудник мог им пользоваться , ему нужно место, чтобы выдвинуть ящики и добраться до файлов. А это значит, что Вам на самом деле требуется до 15 квадратных футов полезной офисной площади просто для свободного доступа. Фактически, площадь , которую он «съедает», более чем в два раза превышает его основание. Согласно свежему отчету Cushman & Wakefield о рынке офисной недвижимости , средняя арендная плата за офис в США сейчас составляет около $38,50 за квадратный фут в год . Что это значит для вашего бюджета? Место всего под один такой шкаф может легко стоить Вам более $577 ежегодно - и это только за аренду. В этом и заключается настоящая стоимость офисного пространства под картотечные шкафы , которую большинство компаний упускает из виду.

Это не просто строчка в отчёте о расходах; это огромные издержки упущенных возможностей - ценность, которую Вы теряете, делая один выбор вместо другого. Только подумайте. Эту же площадь можно было бы использовать для чего-то, что приносит деньги: например, поставить стол для нового сотрудника, обустроить комнату для встреч с клиентами или создать динамичный инновационный хаб . Так как же точно рассчитать стоимость недвижимости, используемой для хранения документов ? Вот Вам ошеломляющий факт: всего 21 картотечный шкаф легко «съест» более 300 квадратных футов вашего офиса. Этого места достаточно для целой команды, и оно может стоить Вам более $12 000 в год арендных платежей. Вместо этого оно занято старыми бумагами, к которым, скорее всего, годами никто не прикасался.

Почему это важно: Ваше офисное пространство - один из самых ценных активов вашего бизнеса. Использовать его для хранения бумаг не просто неэффективно - это прямая и постоянная утечка денег. Эти финансовые потери мешают Вам инвестировать в реальный рост, поощрять совместную работу и создавать более продуктивную и современную рабочую среду для вашей команды.

Внешние хранилища - это и правда дешевле?

Итак, Вы подсчитали, во сколько на самом деле обходится ваш бумажный архив. Что дальше? Первое, что приходит на ум большинству компаний, - перевезти всё на внешний склад. Но вот главный вопрос: действительно ли внешнее хранение документов - это экономически выгодное решение? На первый взгляд цифры впечатляют. Профессиональные хранилища берут всего от 0,50 до 1,25 доллара за коробку в месяц . Это каких-то 6–15 долларов за коробку в год. А теперь сравните это с колоссальной суммой в 577 долларов в год за хранение той же коробки на вашей дорогой офисной площади. Если считать только аренду, Вы можете сэкономить больше 95% . Такое простое сравнение затрат на внутреннее и внешнее хранение делает выбор, казалось бы, очевидным.

Давайте посмотрим на расчёты. Обычный офис из 50 человек за год накапливает примерно 185 коробок с документами. Если хранить их у себя, это может стоить почти 48 000 долларов , особенно если учесть место, которое занимают все эти шкафы. А если перевезти всё это во внешнее хранилище, ваши расходы упадут до чуть более 1110 долларов . Звучит как идеальный ход для вашей стратегии управления информацией - вашего плана по безопасной работе с данными, не так ли?

Но не спешите с выводами. Базовый тариф на хранение выглядит заманчиво, но реальная цена часто кроется в деталях. Эти детали прячутся в разных комиссиях, прописанных в вашем соглашении об уровне обслуживания - том самом договоре, где указано, за что Вы платите. Вам понадобился конкретный документ? Готовьтесь к плате за извлечение. И эти сборы за услуги внешнего хранения быстро набегают. Нужно вернуть документ в архив? Это ещё один счёт. Срочно нужен критически важный файл для суда или аудита? Такое экстренное извлечение документа может стоить сотни долларов за один лист. Но что ещё важнее - это скрытые издержки из-за потерянной производительности. Когда нужный документ лежит за десятки километров, Вы не можете просто пройти по коридору и взять его. Как подчёркивают эксперты ARMA International , доступность и безопасность документов - это основа успешного бизнеса. Ожидание доставки файла часами, а то и днями, способно остановить важные проекты, сорвать аудит и парализовать клиентский сервис. В долгосрочной перспективе эти простои могут обойтись вашему бизнесу гораздо дороже, чем вся экономия на хранении.

Краткий вывод: По сути, внешнее хранение - это замена одной большой и понятной статьи расходов (аренды) на кучу мелких скрытых затрат, вроде платы за обслуживание и простоев в работе . Для архивов, к которым Вы не прикасаетесь годами, это может быть и разумным шагом. Но это совершенно не решение для активных документов, которые нужны вашему бизнесу каждый день.

Каковы скрытые расходы на оборудование и расходные материалы?

Думаете, аренда места под картотечные шкафы - это главная трата? Это лишь верхушка айсберга. Вся экосистема хранения бумажных документов выстроена так, чтобы незаметно опустошать ваш бюджет. Так каковы же истинные скрытые издержки? Эти скрытые расходы на бумажные документы прячутся в постоянных затратах на оборудование, расходные материалы и даже климат-контроль. Всё начинается с серьёзных вложений. Обычный офисный шкаф с пятью ящиками легко обойдётся Вам в 350 долларов . А если Вам нужны специальные огнеупорные шкафы для соблюдения стандартов хранения данных, таких как HIPAA или SOX , готовьтесь выложить тысячи долларов за каждый.

Дальше - больше: нескончаемая потребность в расходных материалах. Знали ли вы, что раньше средний офисный сотрудник распечатывал невероятные 10 000 листов бумаги в год ? Это значит, что Вы постоянно закупаете новые архивные короба , папки, этикетки, чернила и тонеры. Для компании среднего размера эта дорогостоящая «бумажная привычка» легко превращается в тысячи долларов ежегодно - серьёзные затраты, которые часто теряются в бюджетах разных отделов.

Но и это ещё не всё. Бумага - материал хрупкий. Чтобы защитить важные документы от плесени, пожелтения и вредителей, Вам нужен постоянный климат-контроль . Это не только обеспечивает их сохранность, но и часто является требованием для соблюдения нормативных актов. Получается, Вы круглосуточно оплачиваете отопление и кондиционирование не для своих сотрудников, а для бумаги. Но знаете, в чём самый большой скрытый расход? Во времени вашей команды. Как хранение бумаг влияет на производительность сотрудников? Просто представьте, во что обходится компании всего один час в неделю , который каждый сотрудник тратит на подшивку, поиск и извлечение документов. Это время напрямую бьёт по производительности сотрудников при работе с бумагами и выливается в десятки тысяч долларов потерянной прибыли ежегодно. Исследования это подтверждают: офисные работники могут тратить до 25% своего времени только на поиск информации , и неудивительно, что неорганизованные бумажные архивы - одна из главных причин. По сути, Вы платите квалифицированным специалистам за работу библиотекарей.

Ключевой вывод: Настоящая цена бумажного документооборота - это не стоимость шкафа или пачки бумаги. Это бесконечный и дорогой цикл покупки, печати, организации, хранения и защиты. Эта система незаметно съедает ваш бюджет, замедляет рабочие процессы и отвлекает вашу команду от её главной работы.

Как рассчитать общую годовую стоимость хранения бумажных документов

Бумажные архивы съедают ваш бюджет через скрытые расходы? Пора это прекратить. Вы когда-нибудь задумывались, сколько на самом деле стоит хранение бумажных документов? К счастью, есть простой способ это выяснить. Всего четыре шага помогут Вам точно увидеть, в какую копеечку влетают бумажные архивы. Давайте вместе рассчитаем стоимость хранения ваших документов и узнаем их истинную полную стоимость владения (TCO) . Берите калькулятор - сейчас мы узнаем настоящую цену.

• Шаг 1: Рассчитайте стоимость хранения документов в офисе. Начнём с самого очевидного - дорогой офисной площади, которую занимают шкафы. Умножьте (количество картотечных шкафов) на (1,4 кв. м на шкаф, включая пространство для доступа) . Затем умножьте эту цифру на (годовую стоимость аренды вашего офиса за кв. м) . Готово - это ваши прямые расходы на недвижимость.

• Шаг 2: Добавьте расходы на внешнее хранение. Теперь, если Вы платите за внешнее хранилище, найдите счета за прошлый год. Сложите ваши (общие годовые платежи за внешнее хранение) . Но чтобы получить реальную картину, будьте честны: как часто Вам нужно забирать оттуда документы? Прибавьте сюда (оценочную годовую стоимость всех сборов за извлечение, доставку и обслуживание) .

• Шаг 3: Просуммируйте затраты на оборудование и расходные материалы. А теперь посчитаем, сколько Вы тратите на расходники для бумажного архива. Сложите всё, что ушло на (новые картотечные шкафы, коробки, папки и т.д.) за год. Не забудьте добавить (годовую стоимость бумаги и расходников для принтера, которые пошли только на архивные копии) .

• Шаг 4: Учтите затраты на оплату труда. Приготовьтесь, этот последний шаг обычно самый шокирующий. Считаем стоимость рабочего времени. Сначала умножьте (количество сотрудников, работающих с бумагами) на (среднее число часов в неделю, которое они тратят на подшивку/поиск) . Затем умножьте результат на их (среднюю часовую ставку с полной нагрузкой, включая зарплату, налоги и бонусы) . И чтобы получить итоговую сумму за год, умножьте это число на (52 недели) .

Когда Вы сложите эти четыре цифры, Вы увидите полную финансовую картину ваших затрат на хранение документов . Для средней компании из 50 человек результат может по-настоящему ошеломить. Годовая стоимость хранения бумажных документов и работы с ними легко переваливает за $50,000 . А что насчёт внешнего хранилища? Счёт на $1,110 может показаться мелочью, но прибавьте к нему плату за обслуживание, простои в ожидании документов и часы работы ваших сотрудников, и общая стоимость управления бумажными документами резко взлетит вверх. Этот простой расчёт наглядно показывает, как дорого на самом деле обходится вашему бизнесу бумага. И он даёт чёткий ответ на вопрос: зачем бизнесу переходить на безбумажный документооборот? Ответ очевиден: экономия от безбумажного офиса слишком велика, чтобы её игнорировать.

Следующий шаг: Поручите своей команде провести этот быстрый, но показательный четырёхэтапный аудит. Когда Вы покажете итоговую цифру - реальную, полную стоимость бумажного хаоса - это станет самым веским аргументом и ляжет в основу вашего бизнес-обоснования для перехода на безбумажный документооборот . С этими данными в руках Вы сможете начать изучать современные и выгодные цифровые решения, известные как системы управления документами (DMS) . Они не только экономят деньги, но и повышают безопасность, обеспечивают беспроблемный удалённый доступ и значительно улучшают аварийное восстановление (ваш план по восстановлению данных и систем после катастрофы вроде пожара или наводнения). Это не просто обновление, а важнейший шаг в цифровой трансформации вашей компании. Так как же подготовить бизнес-обоснование для внедрения системы управления документами? Всё начинается прямо здесь - с этих цифр.

Как eGAB освобождает ваши площади от архивов

Просто оглянитесь. Какую часть ваших дорогих коммерческих площадей занимают громоздкие шкафы и пыльные коробки с бумагами? Каждый метр, отданный под хранение документов, - это метр, который Вы могли бы использовать для работы, творчества или получения прибыли. eGAB возвращает Вам это ценное пространство.

Мы превращаем целые комнаты с физическими архивами в надёжные цифровые активы , а Вы можете использовать освободившееся место для действительно важных задач. Вам больше не придётся платить за дорогие внешние хранилища с контролем климата, а значит, Вы сможете вычеркнуть эти немалые регулярные расходы из своего бюджета.

И самое главное: Вы получаете на 100% безбумажное решение , которое можно масштабировать до бесконечности без единого дополнительного сантиметра физического пространства . Неважно, сколько документов Вы выпускаете - сто или миллион - ваша площадь для хранения всегда будет равна нулю. Вы напрямую сокращаете расходы на аренду и увеличиваете прибыль. Речь не просто о наведении порядка, а о разумной стратегии использования ваших самых ценных активов.

Просто посчитайте: Прикиньте «арендную плату» всего за один шкаф с документами. Измерьте площадь, которую он занимает (не забудьте место, чтобы открыть ящики!), умножьте на стоимость квадратного метра в вашем офисе, и Вы увидите, сколько на самом деле стоит хранение бумаг в год. Эта цифра - лучший аргумент в пользу цифровых технологий.

Итог: вскрываем истинные финансовые потери от ваших картотечных шкафов

Давайте посмотрим правде в глаза: во что на самом деле обходятся Вам бумажные архивы? Эта гора бумаг - не просто неудобство. Это настоящая чёрная дыра в вашем бюджете, которая тихо съедает деньги и тормозит работу. Всё начинается с очевидного - со стоимости офисного пространства, которое занимают картотечные шкафы . Кажется, что один шкаф - это немного, но на самом деле он «съедает» до 15 квадратных футов ценной площади. Только за аренду этой площади Вы можете платить больше 577 долларов в год. Получается, Вы превращаете свой первоклассный офис в дорогой склад.

Вы думаете, что решите проблему, если отвезёте документы на внешний склад? Но чаще всего Вы просто меняете одну большую проблему на десяток мелких, но коварных трат. Низкая ежемесячная плата за коробку кажется выгодной, особенно если сравнить затраты на внутреннее и внешнее хранение . Но на самом деле это ловушка «смерти от тысячи порезов». Ведь Вы платите за всё отдельно: за каждый выезд за документом, за его возврат на место, за каждый срочный вызов. А что ещё хуже - это досадные задержки. Пока Вы ждёте, когда Вам привезут важные файлы, работа стоит. Это колоссальный удар по эффективности, который даже сложно посчитать в деньгах.

Кроме платы за хранение, есть и другие постоянные расходы. Это и есть настоящие скрытые издержки бумажного документооборота . Сюда входит постоянная покупка новых шкафов, коробок и папок. Сюда же относятся и счета за электричество, чтобы поддерживать климат-контроль и спасать хрупкую бумагу от разрушения. Но знаете, какая трата самая большая? Это время ваших сотрудников, которое улетает впустую. Когда ваша команда часами роется в бумагах, чтобы что-то найти или подшить, её продуктивность летит вниз. Вы, по сути, платите профессионалам за работу архивариусов. А это - прямой удар по вашей прибыли.

И вот тут наш четырёхэтапный расчёт помогает увидеть всю картину целиком. С его помощью Вы посчитаете истинную совокупную стоимость владения (ССВ) вашей бумажной системой. Что такое ССВ? Это финансовый показатель, который помогает увидеть все прямые и косвенные затраты на любой продукт или систему. Просто сложите все расходы - на аренду, внешнее хранение, расходники и зарплаты, - и Вы получите железное экономическое обоснование для перехода на безбумажный документооборот . И дело тут не только в экономии на аренде. Вы вернёте тысячи долларов, которые теряли из-за низкой продуктивности. Эти деньги можно вложить в реальный рост вашего бизнеса. Вооружившись этой итоговой цифрой, Вы сможете уверенно обосновать переход на современную систему управления документами (DMS) . DMS - это программа для отслеживания, управления и хранения цифровых документов. Этот шаг не просто сэкономит Вам кучу денег. Вы также получите реальные плюсы: повышенную безопасность и надёжное аварийное восстановление. Что в итоге? Ваш бизнес станет более гибким и конкурентоспособным.

➡️ Давайте посмотрим шире. Помимо затрат для вашего бизнеса, существуют и затраты для всей планеты. Узнайте о влиянии одного листа бумаги на окружающую среду.